Cómo en toda organización o grupo orientado hacia un fin determinado, siempre debe haber alguien en la cabeza controlando que todo salga cómo está previsto. Los Directores de Proyecto son exactamente eso, los encargados de que el Proyecto avance y finalice exitosamente cumpliendo con todas las exigencias y desarrollando todos los entregables.
Son muchos los factores que tienen que tener en cuenta los Directores de Proyecto a la hora de embarcarse en su ardua tarea, y también son muchos los documentos, artículos y cursos PMP online que abordan el tema y le entregan a los futuros Directores de Proyecto múltiples enfoques y perspectivas sobre cómo desarrollar su función de la mejor manera posible.
Recopilando toda esa información que se encuentra al alcance del que la quiera analizar, podemos determinar que un Director de Proyectos es una persona apasionada por su trabajo, organizada, con la mente abierta y enfocada a las metas. Los Directores de Proyecto entienden el rol estratégico que poseen los Proyectos y comprenden la importancia que representan a la hora que una organización se proponga crecer, cambiar, aprender y tener éxito. Toman las metas y objetivos del proyecto como propios utilizando su experiencia y las habilidades adquiridas gracias a ella para aumentar la confianza en el equipo e inspirar a los demás. Disfrutan de la presión sintiéndose cómodos con la complejidad de los problemas y el cambio en el cronograma obteniendo una visión general de todo lo que acontece en el Proyecto, percatándose de los detalles que pueden a la larga ser cruciales y otorgándole a cada obstáculo la importancia suficiente.
Por si fuera poco, los Directores de Proyecto también se preocupan por los demás, cultivando las habilidades interpersonales idóneas para generar confianza en el equipo y aumentar la comunicación, que a fin de cuentas puede ser uno de los factores que más soluciona problemas durante el ciclo de vida del Proyecto, utilizando una amplia gama de herramientas para resolver malentendidos entre el personal, desglosando actividades complejas y problemáticas en tareas más pequeñas a las que se les puede dar seguimiento y control. Un Director de Proyecto se adapta a las limitaciones encontrando soluciones nuevas e inesperadas, siempre están mejorando sus habilidades y se esmeran porque su equipo haga lo mismo, porque la experiencia es una de sus mejores armas y no hay mejor forma de obtener experiencia que de las lecciones aprendidas.
Dos párrafos parece que no son suficientes para exponer todos los factores que un Director de Proyectos debe poseer. Se podrían escribir muchos más y sin duda existen muchos otros artículos de preparación PMP con diferentes enfoques y temas que resaltan las características de un Director de Proyectos. De momento hay tres preguntas que todo Director de Proyectos debe conocer: ¿Cuánto?, ¿Cuándo?, y ¿Qué?
¿Cuánto?: La pregunta de la cantidad. Para poder realizar todas las tareas y cumplir con todas las características que se han mencionado hasta el momento sobre los Directores de Proyecto, que sería de uno de ellos si no conociera cuánto trabajo se debe desarrollar para conseguir el éxito. Comenzando por ¿cuánto presupuesto hay disponible?, ¿cuántos materiales se deben conseguir?, ¿de cuánto tiempo disponemos?, ¿cuántas actividades se deben desarrollar para crear un entregable?, y así sucesivamente.
Un Director de Proyecto debe preguntarse constantemente cuánta es la cantidad de trabajo que se espera se desarrolle en un tiempo determinado, teniendo en cuenta todas las cantidades que estén involucradas en dicho proceso: materiales, tiempo, recursos, dinero y personal.
¿Cuándo?: La pregunta del tiempo. Si un Director de Proyecto debe saber cuántos recursos se necesitan para desarrollar determinada actividad no menos importante debe ser el conocer cuándo se va a desarrollar dicha actividad. Todas las actividades del proyecto deben tener un tiempo de desarrollo definido desde el Cronograma de Proyecto, y lo que define el Cronograma es cuándo se van a desarrollar las actividades, cuándo se van a adquirir los recursos, cuándo se terminarán los entregables y cuándo se van a cumplir las metas. Aquí se encuentra tal vez una de las preguntas más importantes que un Director de Proyecto debe tener siempre en mente: ¿cuándo finalizará el proyecto?
¿Qué?: La pregunta de los objetivos. Si ya se conoce cuánta cantidad de recursos se necesitan y para cuándo, lo siguiente es preguntarse ¿y para qué se necesitan? Es aquí donde el Director de Proyecto utiliza sus habilidades interpersonales para asignar tareas y desarrollo de actividades a los miembros del equipo más idóneos indicándoles qué es lo que deben realizar. ¿Qué actividades se deben desarrollar?, ¿qué materiales se necesitan para el desarrollo de los entregables?, ¿qué tareas debe desarrollar el departamento de control de calidad?, etc.
Estas tres preguntas están íntimamente relacionadas y responder una nos lleva a preguntarnos cuál sería la respuesta de la otra. Son tres preguntas que todo Director de Proyecto debe tener siempre en cuenta para que todo salga de la mejor manera posible.
Los Directores de Proyecto se pueden encontrar en todas partes y en diferentes organizaciones. Algunos son empleados, otros gerentes, contratistas o consultores. Todos ellos necesitan preguntarse ¿cuánto?, ¿cuándo? y ¿qué?, si quieren desarrollar un buen trabajo como Directores de Proyecto. Hay muchas más preguntas relevantes que se deben tener en cuenta, y mucha más información respecto al rol de los directores que puede ser encontrada en el PMBOK o en diferentes sitios online. Lo importante es tomar todas las opiniones en cuenta y aprender de la experiencia de los demás, solo así se puede ser un gran Director de Proyectos y/o superar el examen PMP.