Debido al ambiente cada vez más competitivo de los negocios muchas organizaciones estan emprendiendo proyectos de misión critica y con diversos niveles de complejidad con el fin de garantizar su crecimiento en el futuro. Es por esta razón que las organizaciones estan buscando gerentes de proyecto calificados y efectivos. Sea cual sea la industria se necesita a un director de proyectos para desarrollar el plan del proyecto, definir los objetivos, identificar los recursos necesarios, controlar el presupuesto y determinar el cronograma para llevarlo acabo.
El rol del de un gerente de proyecto en estas organizaciones es muy diferente al de un lider funcional o director de operaciones y la principal diferencia radica en que un director de proyecto es encargado por la organización de liderar un equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. El lider funcional es el responsable de gestionar una unidad de negocio específica tal como el departamento de recursos humanos o ventas. Un director de operaciones es responsable de asegurar que la operación cotidiana del negocio, cualquier que sea, funcione adecuadamente y sin tropiezos.
El título de gerente de proyecto puede ser usado de manera muy amplia para designar a alguien con la responsabilidad de completar un proyecto. A veces la gerencia de la organización o los patrocinadores del proyecto requieren a alguien que tenga la capacidad de gestionar un proyecto pero no desean ceder control de ciertos aspectos como por ejemplo el presupuesto, cronograma e incluso el alcance del proyecto. Mientras que el patrocinador del proyecto se empeñe en usar su influencia alterando de manera arbitraria las restricciones del proyecto deslegitima al director de proyecto y esto es una receta para el desastre puesto que al ser el responsable del éxito del proyecto el director de proyecto debe tener la autoridad y control necesarios sobre todo el proyecto. El director de proyecto es el principal tomador de decisiones durante la vida del proyecto y como tal el éxito depende principalmente de la efectividad de sus decisiones. Esto no quiere decir que el director de proyecto debe hacer todo el solo, simplemente él debe tener pleno conocimiento de lo que se requiere hacer, quién debe hacerlo, cuando debe hacerse y la cantidad de recursos necesarios para hacerlo. En la metodología descrita por el PMBOK El título de director de proyecto designa a una persona con toda la responsabilidad y un alto nivel de autoridad respaldado por la organización que emprende el proyecto. Si al director de proyecto le falta autoridad o responsabilidad para la toma de decisiones entonces el término coordinador de proyectos puede ser mas adecuado para describir su rol dentro de la organización. Como los proyectos pueden variar en tamaño y complejidad un director de proyecto puede nombrar a un ayudante que se designa con el nombre de activador de proyecto, al cual se le pueden delegar actividades como el monitoreo y control de las tareas realizadas. Adicionalmente el activador de proyecto puede asumir labores administrativas tales como el análisis de reportes o el manejo de la caja menor del proyecto.
Un gerente de proyecto hábil se mantiene al tanto de todos los aspectos del proyecto, incluso los que ha delegado.
Cualquier persona que haya tenido la experiencia de liderar un equipo sabe que es completamente normal que surjan situaciones entre los miembros del equipo. El gerente de proyecto experimentado empleará sus habilidades y talentos para manejar este tipo de situaciones las cuales deben ser confrontadas, inicialmente con el miembro del equipo y de ser necesario escaladas a la gerencia.
Es de vital importancia para el director de proyecto mejorar continuamente sus habilidades personales y de liderazgo. Habilidades como la negociación, manejo de situaciones complejas, o motivar al equipo requieren de una dosis de inteligencia emocional y talento que son esenciales para un director de proyecto y mejorarlas continuamente debe ser la aspiración de un verdadero director de proyecto con vocación. Una señal inequívoca de un director de proyecto hábil es hacer que su equipo coopere y actúe de manera efectiva y sin fricción.
La mayoria de empresas operan bajo una estructura organizacional funcional y por lo tanto es normal que los directores funcionales tengan los recursos y habilidades necesarias para completar el proyecto dentro de su propia unidad de negocio. Sin embargo, cuando el proyecto involucra multiples unidades de negocio se requiere la cooperación de varios directores funcionales para guiar a sus respectivas unidades de negocio con el fin de colaborar hacia el éxito del proyecto. Esta dirección formal, llamada autorización de trabajo, provee al director funcional el alcance de su labor, el cronograma de actividades e información relevante sobre el presupuesto. Al tratar con directores funcionales el director de proyecto hábil tratará de sacar provecho de sus habilidades interpersonales y de negociación, puesto que la realidad es que para el director funcional el proyecto no necesariamente es una prioridad dado que él tiene su propia unidad de negocio la cual gestionar y por eso intentar lograr la cooperación del director funcional siempre es una buena idea. Incluso Puede que la oportuna colaboración del director funcional y su respectiva unidad de negocio sea crítica para el bienestar mutuo del proyecto y su unidad de negocio e incluso para toda la organización.
Suele ocurrir que el patrocinador del proyecto o los interesados y la gerencia asignan al director del proyecto el cual le debe rendir cuentas al patrocinador o alguno de los interesados. Si el proyecto hace parte de un contrato entonces el director de proyecto también debe rendirle cuentas al cliente y procurar que las necesidades e intereses del cliente se cumplan. El director de proyecto es el que tiene la última palabra sobre el envió de solicitudes de cambios y es responsable por el manejo de las comunicaciones con el cliente y con la gerencia. El director de proyecto también hace las veces de puente entre el equipo de producción y el cliente y es altamente deseable que tenga buena experiencia en la industria en la que está trabajando puesto que debe estar en capacidad de entender y discutir las necesidades o problemas que surgan con el cliente o el equipo que ejecuta el proyecto.
La habilidad de adaptarse a los factores ambientales de la organización y desarrollar una relación productiva con los miembros del equipo es esencial para asegurar que el proyecto cumpla con las restricciones establecidas y sobre todo que logre la satisfacción del cliente.
La dirección de proyectos es una ciencia que sigue un proceso sistematico y a la vez, también es un arte que utiliza las habilidades y talentos de un grupo de personas para crear algo nuevo. Un director de proyectos es responsable ante varias personas, pero en ultimas es él el verdadero responsable de lograr que el proyecto sea exitoso y así mismo debe contar con el respaldo y autoridad suficiente para comprometer los recursos de la organización que emprende el proyecto.