Antes de hablar sobre la gestión de proyectos vamos a repasar la historia de como se llegó a la gerencia de proyectos moderna. La gestión de proyectos como disciplina tiene sus origenes en diferentes campos como ingenieria civil y proyectos de los ministerios de defensa. En 1860 el gobierno de Estados Unidos decicidio emprender la gigantesca labor de realizar el primer ferrocarril trasncontinental. Las tareas de adquirir, procesar materiales y organizar miles de trabajadores a lo ancho del territorio a esa escala no tenia precedentes. En esas epocas la única manera de aumentar la productividad era mediante jornadas de trabajo duras y largas lo cual frecuentemente era la causa de tasas de accidentalidad laborales altas. Ademas, parecia que siempre ocurrian eventos no planeados que tenian un impacto negativo sobre los proyectos. Los directores de proyecto no tardaron en darse cuenta que la baja productividad era resultado de la falta de planeación y baja eficiencia en los procesos. Es ahi cuando un ingeniero mecanico llamado Frederick Taylor empezo a estudiar maneras de mejorar la eficiencia y productividad en las industrias empleando el razonamiento cientifico y demostrando que la forma de producir puede ser analizada y mejorada. Frederick Taylor fue la persona que acuño la frase: “Lo importante no es trabajar más duro , sino trabajar de manera más inteligente”.
El socio de Taylor, otro ingeniero mecanico llamado Henry Gant, estaba estudiando la construcción de navios y más especificamente el orden de las tareas de construcción. Para facilitar la eficiencia creo un diagrama que documentaba el flujo logico de una tarea a otra con sus dependencias. Años mas tarde, este tipo de diagrama se convertiria en el hoy famoso diagrama de Gantt el cual muestra las secuencias, duracion y grado de avance de todas las tareas junto con los hitos que hacen parte del proyecto. El diagrama de Gantt se convirtio en una herramienta tan útil para los gerentes de proyectos de construcción naval que pronto fue adoptada por otras industrias y hoy día es ampliamente utilizado por herramientas como Microsoft Project.
Si bien el diagrama de Gannt fue un aporte importante a la ciencia y arte de gestión de proyectos, durante esta etapa temprana la gestión de proyectos todavia se realizaba de manera informal empleando heramientas y tecnicas poco refinadas y sin una estructura global.
Al estallar la primera guerra mundial la demanda de proyectos militares de gran complejidad aumentó, lo cual implicó coordinar una gran variedad de interacciones que requerian de nuevas estrategias y herramientas organizacionales. Es en este momento cuando los diagramas PERT junto con el metodo de camino critico fueron desarrollados. Estas herramientas ayudaron a los directores de proyecto a tener mayor control sobre el flujo y resultado de sus proyectos y ayudaron a facilitar la integración de tareas complejas.
La era moderna de la gerencia de proyectos empezo en la decada de los 50 cuando ingenieros de diferentes disciplinas empezaron a trabajar en equipo y el conocimiento generado durante las operaciones de manufactura en tiempos de guerra contribuyo a enfatizar la importancia de la gerencia efectiva de los proyectos. Al finalizar la guerra, este conocimiento fue adoptado por la industria comercial y así empezo una nueva etapa en gestión de proyectos la cual empezó a ser reconocida como una profesión y disciplina.
Durante 1969 en Estados Undidos se fundo el Instituto de Gerencia de Proyectos o PMI por sus siglas en Inglés, el cual se convirtio en la asociación sin animo de lucro más grande del mundo dedicada a la disciplina de la gestión de proyectos. El PMI publica la Guía de los fundamentos de la dirección de Proyectos conocida como el PMBOK por sus siglas en ingles Project Management book of Knowldege, la cual se ha convertido en referente para la gestión de una amplia variedad de proyectos en diferentes industrias con reconocimiento mundial.
Ya que hemos dado un repaso por la historia ahora estamos mejor preparados para responder a la pregunta: Que es la gestión de proyectos? La gestión de Proyectos se trata de integrar los diferentes componentes de un proyecto para lograr un objetivo específico durante las etapas de inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre. Para lograr metas especificas toda organización sin importar su tamaño en algún momento debe emprender proyectos con el fin de mejorar una operación o cumplir con alguna necesidad. El reto de un director de proyectos es cumplir con todos los objetivos del proyecto dentro de las restricciones establecidas. Las principales restricciones de un proyecto son:
El tiempo necesario para completar el proyecto, los costos del proyecto y mantener el alcance del proyecto. A este conjunto de restricciones se les denomina la triple restricción. Como ya sabemos que un proyecto no hace parte de las operaciones diarias de un negocio es importante planear y estimar lo mas exacto posible los recursos necesarios que se requieren para completar el proyecto. Puede ocurrir que un director de proyecto impaciente pueda estar tentado a empezar de manera inmediata el proyecto sin la previa planeación y estimación requerida, pero esta impaciencia se puede pagar cara, puesto que los errores cometidos durante la etapa de planeación pueden resultar muy costosos en terminos de tiempo y costo llevando a un posible fracaso. Ningún director de proyecto que se respete se haría cargo de un proyecto para hacerlo fracasar y es esa la importancia de seguir los pasos planteados por el PMBOK los cuales facilitan la consecución de las metas y objetivos que son la razón del proyecto.
La gestión de proyectos está compuesta por cinco fases que transcurren de manera horizontal a lo largo de la matriz de procesos. Estas fases son conocidas como los grupos de procesos de la gestión de proyectos. Los grupos de procesos son: Grupo de iniciación, grupo de planeación, grupo de ejecución, grupo de monitoreo y control y grupo de cierre.
El eje vertical de la matriz de procesos consiste en 10 pasos los cuales tienen una secuencia lógica. Estos pasos son conocidos como las áreas de conocimiento y son: Integración, alcance, tiempo, costo, recursos humanos, calidad, comunicaciones, riesgo, adquisiciones y gestión de los interesados.
El PMBoK define 47 procesos que estan distribuidos dentro de la matriz de procesos y que todo director de proyectos que aspira a seguir la metodología del PMBok debe conocer. Puede que parezca que son muchos (y lo son) pero a medida que exploremos el marco teórico será más claro como estos procesos tienen un orden lógico que esta basado en el sentido común. Puede que diferentes industrias empleen variaciones de los grupos de procesos y no todos los proyectos requieran todas las areas de conocimiento o todos los 47 procesos individuales. Adicionalmente algunos proyectos necesitaran usar de manera repetida algunas partes del marco teorico del PMBoK. No importa si el el proyecto es grande, complejo, internacional o pequeño, sencillo y local, lo importante para un director de proyecto es seguir los procesos de acuerdo al marco teorico y de esa manera poder asegurar una implementación sin mayores traumatismos y facilitar al director de proyecto a completar los entregables oportunamente y dentro de los restricciones. Entre los grupos de procesos y áreas de conocimiento están definidas todas las funciones de la gestión de proyectos requeridas para lograr los objetivos y completar el proyecto. Dicho de otra manera, la gestión de proyectos exitosa es el pegante que mantiene la cohesión del proyecto para que el esfuerzo invertido no se caiga en pedazos.