Ahora bien, la Gestión financiera es un proceso de la Estrategia de Servicios y es vital para el Ciclo de vida de los Servicios de TI, dado que proporciona información para garantizar una provisión del servicio eficiente y rentable, este proceso es necesario y permite justificar todos los gastos y asignarlos directamente a los servicios. TI debe hacer todo lo posible para reducir costos al tiempo que trabaja para mejorar la oferta.
Aunque casi todas las empresas y organizaciones utilizan las tecnologías de la información en prácticamente todos sus procesos de negocio, es frecuente que no exista una conciencia real de los costes que esta tecnología supone. Si la organización TI y/o sus clientes no son conscientes de los costes asociados a los servicios, no podrán evaluar el retorno de la inversión ni podrán establecer planes consistentes de gasto tecnológico
La Gestión Financiera debe dar respuestas a los interrogantes de la organización frente a la inversión y retorno de la misma. Las siguientes son preguntas que debe realizarse una Gestión Financiera adecuada:
¿Produce una estrategia beneficios e ingresos más altos, reducción de costos o más cobertura?
¿Qué servicios son los que más me cuestan y porque?
¿Cuales son las principales deficiencias?
La Gestión Financiera de los Servicios Informáticos tiene como objetivo principal administrar de manera eficaz y rentable los servicios y la organización TI. Por regla general, a mayor calidad de los servicios, mayor es su coste, por lo que es necesario evaluar cuidadosamente las necesidades del cliente para que el balance entre ambos sea óptimo y podamos ofrecer servicios con costos razonables.
Para lograr este objetivo, la Gestión Financiera debe:
- Evaluar los costes reales asociados a la prestación de servicios.
- Proporcionar a la organización TI toda la información financiera precisa para la toma de decisiones y fijación de precios.
- Asesorar al cliente sobre el valor añadido que proporcionan los servicios TI prestados.
- Evaluar, en colaboración con la Gestión del Portfolio de Servicios, un análisis financiero del retorno de la inversión (ROI)
- Llevar la contabilidad de los gastos asociados a los servicios TI.
Las actividades de la Gestión Financiera, resumidas en el presupuesto, contabilidad y la fijación de precios de los servicios debe entregarnos información suficiente en relación a los puntos descritos a continuación:
- Términos Financieros (Análisis de la situación financiera, Fijación de políticas financieras y Elaboración de presupuestos)
- Valor de los Servicios de TI
- Cuantifica los activos necesarios para la provisión del Servicio
- Valor de los activos con los que se ofrecen los servicios y
- Pronósticos operacionales
Sin una adecuada Gestión Financiera podríamos caer en riesgos económicos y el dinero es irrecuperable cuando hacemos inversiones de forma arbitraria. Una gestión responsable de los recursos financieros trae beneficios a la organización TI y al cliente, estos beneficios son:
- Se puede proveer un mejor servicio y evitar la inversión desmedida.
- Cumplimiento de requerimientos legales de informes financieros .
- Se puede orientar más el servicios de TI hacia el negocio.
- Sustentación de Costos de TI dado que la presión económica se incrementa en las organizaciones.
- Soporta el desarrollo de una sólida estrategia de inversión.
- Sólida justificación financiera
- Determinación del costo real de TI
- Reporte de la contabilidad de TI
Relación de la Gestión Financiera con otros procesos. La Gestión Financiera está presente en los procesos de…
- Gestión de la Configuración
- Gestión del Portafolio
- Gestión de Disponibilidad
- Gestión de la Capacidad
- Gestión de Niveles de Servicio
Ahora vamos a describir de qué manera se interrelaciona la Gestión Financiera con esos procesos.
Relación de la Gestión Financiera con otros procesos
En el proceso de Gestión de la Configuración, es indispensable disponer de una Base de Datos de configuraciones actualizadas para determinar los costos de los servicios prestados.
La Base de Datos de Gestión de la Configuración CMDB debe contener una descripción sobre los Elementos de Configuración CIs que intervienen en la prestación de un servicio (Hardware, Software, Licencias etc,…) junto con su respectiva información financiera.
El proveedor de servicios debe comprender la relación entre gastos e ingresos y asegurar que estén equilibrados de acuerdo a las políticas financieras de la organización, una buena gestión del portafolio de servicios ayuda a entender los riesgos a los que se pueden ver expuestos y de esta manera saber, qué servicios pueden continuar en operación, cuales deben entrar al flujo de creación y cuales ya no son rentables y evaluar su retiro.
La Gestión del Portafolio, de acuerdo con los presupuestos, la información de costos y la política de fijación de precios, toma decisiones sobre los servicios a prestar, los requisitos funcionales imprescindibles para dar valor al negocio y otras cuestiones estratégicas.
Continuando con los procesos que interactúan con la Gestión Financiera, conocer el nivel de disponibilidad de un servicio acordado con el cliente, es un factor esencial a la hora de determinar el costo del mismo.
Es evidente que un sistema de alta disponibilidad y fiabilidad requiere un equipamiento más sofisticado y personal altamente cualificado dedicado a su supervisión y mantenimiento. Citando un ejemplo, una aplicación de Software crítica para un área de negocio que necesite disponibilidad 7/24, los costos para dar soporte a este requerimiento por supuesto serán más altos debido a mayor necesidad de recursos y contratación de capacidades.
La Gestión de la Capacidad: Si deseamos gestionar la organización como una unidad de negocio (Realiza actividades estratégicas para un mercado específico) es imprescindible que se tomen en cuenta los costos en los planes de capacidad. Esto también quiere decir, que los cambios a futuro son evidentes y que es necesario adaptar la capacidad TI a las novedades tecnológicas y necesidades emergentes de clientes y usuarios.
A menudo se tiene la errónea impresión de que la tecnología es barata obviando los elevados costos de administración y mantenimiento de los sistemas TI.
Los planes de capacidad deben estar alineados con las necesidades de negocio y con la rentabilidad de la infraestructura TI.
La Gestión de niveles de servicio: La gestión financiera debe conocer los Acuerdos de Niveles de Servicio SLA y los Contratos UCs celebrados, para analizar los costos y hacer previsiones presupuestarias.
Por otro lado la Gestión Financiera debe informar puntualmente a la Gestión de Niveles de Servicios sobre los costos de los servicios TI y posible desviaciones de los costos reales respecto a los presupuestados. La Gestión de Niveles de Servicios debe aportar a la gestión financiera todos los elementos técnicos para la toma de decisiones y evaluar objetivamente qué inversiones pueden ser estratégicamente favorables a la organización TI.
Gestor Financiero: Misión: Al Gestor Financiero le corresponde asegurar que se cumplan todas las políticas y procedimientos de la Gestión de Finanzas de TI.
El Rol de Gestor Financiero tiene las siguientes responsabilidades:
- Asegurar el cumplimiento de las Finanzas (Ejecución, Monitoreo del presupuesto y análisis de reservas o posibles desviaciones)
- Asegurar la mejora continua de los servicios (Proveer los recursos cuando se necesiten)
- Reportar Costos de servicios a la dirección
- Implementar nuevos servicios (Apoyar desde lo financiero a la Gestión Técnica)
- Auditar los costos de servicios