Errores comunes en Gestión de Proyectos (y como evitarlos)

La gestión de proyectos tiene tanto de ciencia como de arte. Es importante recordar que un proyecto tiene un propósito o alcance que debe ser desarrollado con restricciones de tiempo y recursos, mientras que al mismo tiempo se deben manejar las expectativas de los Interesados del proyecto como los clientes, miembros del equipo y por supuesto el cliente y/o beneficiario.

Comunicar y gestionar las expectativas de los Interesados del proyecto

Cada interesado del proyecto puede entender el alcance de manera diferente

A medida que aumenta la responsabilidad del director de proyecto y tiene mayor cantidad de personas a cargo se vuelve más difícil coordinar de manera efectiva el trabajo de tantas personas simplemente por que cada uno puede entender de manera diferente el alcance y generar expectativas que excedan el alcance del proyecto o presupuesto, lo cual a su vez suele generar dolores de cabeza y en algunos casos sobre costos por re procesos o ajustes de los entregables. La mejor forma de evitar estos problemas es que el director de proyecto socialize desde el principio la planeación con su respectivo equipo de proyecto y de esta manera podrá ganar tiempo y darle oportunidad a los otros Interesados del proyecto de construir un plan acordado y revisado por las diferentes partes. En el caso de un proyecto que siga el ciclo de vida en cascada o predictivo, donde la fase de planeación tiende a realizarse una sola vez este tipo de plan de proyecto realizado en conjunto suele tomar un poco más de tiempo pero se recupera con creces evitando reprocesos innecesarios durante la fase de ejecución y de manera simultanea ofrece el plus que ayuda a aterrizar las expectativas de los Interesados del proyecto dado que a ellos mismos se les ofreció la oportunidad de participar en la construcción del plan y hacer sus observaciones pertinentes de manera oportuna.

En el caso de adaptación de las metodologías ágiles con ciclos de vida iterativos la planeación del proyecto participativa de los Interesados más que una buena idea se convierte en casi que una necesidad, puesto que al final de cada Iteración se vuelve indispensable su participación y retroalimentación para fijar las metas, ajustes y compromisos de la siguiente iteración.

Ambigüedad en la descripción del Alcance del Proyecto

Cuenta la leyenda de la Torre de Babel que para evitar que los humanos construyeran una torre tan alta que les permitiera llegar al Cielo Dios hizo que cada población de humanos hablara una lengua diferente y de esa manera interrumpió el progreso de la construcción de la torre: usando diferentes idiomas para que los pueblos no pudieran comunicarse y colaborar. Cualquier persona que tenga experiencia en proyectos sabe el proceso de recopilar requerimientos no solo es importante sino dispendioso y parte de la dificultad radica en modelar de la manera más fiel posible las necesidades y requerimientos de los Interesados y sobre todo los beneficiarios del proyecto. Precisamente para aumentar la eficiencia y ayudar a estandarizar el lenguaje se creo el Cuerpo de Conocimiento de Análisis de Negocio (Business Analysis Body of Knowledge (BABOK® Guide) el cual consolida las mejores prácticas, procesos y actividades para gestionar los requerimientos de un proyecto. Un forma de como BABOK puede ayudar a aterrizar los requerimientos es mediante un esquema de clasificación que ayuda como cada requerimiento impacta el alcance:

  • Requerimientos de Negocio: Son requerimientos que describen metas, objetivos por que un cambio debe ser iniciado y pueden aplicar a todo el negocio, solo un área particular o una iniciativa dentro de la organización. Ejemplo: Implementar el requerimiento X permitirá disminuir el tiempo de espera de los clientes en Y% .
  • Requerimientos del Interesado del Proyecto: Son requerimientos de Interesados que supeditan a los requerimientos del negocio. Ejemplo: en un proyecto de implementación de un software de gestión de recursos empresariales uno de los Interesados del proyecto manifiesta la necesidad de tener un panel de control actualizado diariamente que le permita hacer seguimiento a los diferentes tipos de peticiones y reclamos instauradas por los canales de atención al usuario.
  • Solución de Requerimientos: Describen las capacidades y cualidades de la solución a un requerimiento del Interesado del proyecto y se dividen en dos. Los requerimientos funcionales describen la funcionalidad que la solución debe ofrecer. Los requerimientos no funcionales describen el comportamiento de la solución (ejemplo: el sistema de debe demorar máximo 5 segundos en atender al cliente).
  • Requerimientos de transición: Describen el cómo la organización debe hacer el cambio entre el estado actual hasta lograr la implementación del cambio esperado al estado futuro. Estos requerimientos son transitorios pues no se necesitan una vez el cambio haya sido efectuado.

Cuantificar el Seguimiento a los costos del Proyecto

Para ver un video que explica los costos del proyecto. El plan de dirección del proyecto debe ayudar al director de proyecto a responder tres preguntas importantes: el costo del proyecto, que alcance está incluido y cuanto tiempo se demorará. Sin embargo un director de proyecto experimentado sabrá que adicionalmente se requiere poder conjugar la respuesta a esas preguntas conforme avanza el tiempo puesto que entre la planeación y la ejecución habrá una brecha que debe (y puede) ser medida. La técnica por excelencia que permite medir esta variación entre planeación y ejecución es el Valor Ganado por medio de la comparación entre el valor planeado, el valor incurrido a la fecha y el valor ganado. La clave para entender la técnica de valor ganado es que cada item del cronograma del proyecto tiene su respectiva partida presupuestal y de esa manera se puede conforma avanza el tiempo se puede cuantificar en dinero la cantidad que se debe haber ejecutado a cierta fecha vs la cantidad realmente ejecutada y con cuanto dinero se logró para cuantificar los sobrecostos o ahorros respectivos y totalizarlos para facilitar la respuesta a la pregunta de como va el proyecto en cada una de sus dimensiones: alcance, tiempo y costo.

Pero lo importante no es solo conocer la variación del presupuesto, la técnica de valor ganado también permite cuantificar el ritmo actual del proyecto y extrapolar para proyectar a futuro y poder responder cuanto tiempo y dinero se requiere para poder terminar el proyecto mediante el análisis de tendencia. La ventaja de este análisis es que permite predecir de manera relativamente sencilla y obtener una nueva estimación con base en las métricas de ejecución y avanza logradas a la fecha.

Puedes ver un ejemplo de valor ganado acá.

Puedes ver un ejemplo de proyección del valor ganado para efectuar el análisis tendencias del proyecto acá.