Matriz RACI, por sus siglas en Inglés, se utiliza para relacionar actividades con recursos y asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un miembro o equipo.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe desempeñar para cada actividad. No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de responsable (A) y el de encargado (R). Un mismo recurso puede tener más de un rol para una tarea, por ejemplo puede ser el encargado (R) y responsable (A), en cuyo caso se describe R/A.
Las matrices se pueden construir en alto nivel (grupos de tareas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo). Una matriz de alto nivel se puede graficar con el listado de todos los entregables del proyecto, mientras una matriz de bajo nivel se puede utilizar para designar roles, responsabilidades y niveles de autoridad para actividades específicas.
Ejemplo Matriz RACI
Existen otros dos modelos de matriz que tuvieron origen en la matriz RACI. RACI-VS y RASCI, la S denota el rol que provee u ofrece el soporte.. La matriz RACI-VS incluye dos roles más, verificador y sign o aprobador, V se encarga de comprobar si el producto concuerda con los criterios de aceptación establecidos y S aprueba las decisiones de V y autoriza la salida del producto o servicio.
Para una mejor ilustración vamos a citar a continuación ejemplos de estas matrices RACI con los roles S y VS.
En el ejemplo citado de la matriz RASCI, vemos una versión simplificada del proceso para gestionar el viaje a un congreso desde el envío de la versión final del artículo aceptado hasta la reserva del transporte y alojamiento. El propósito del ejemplo es mostrar la participación del rol Soporte, representado en la tabla con la letra S. Este rol es una persona que proporciona asistencia para completar una actividad, esto es, el Responsable de la actividad puede delegar trabajo en ella. A diferencia del Consultado, que “sólo” aporta información útil para desarrollar la actividad, el Soporte contribuye activamente en la realización de la misma. Como vemos en la descripción, la distribución de las actividades asignadas a los diferentes roles, el rol de soporte S puede estar solo o acompañado con otros roles, para este caso el rol S cuenta con el apoyo de C Consultado para realizar dicha tarea, tal y como ocurre en el mundo real organizacional.
Ahora bien…Para concluir con la temática RACI, se presenta un ejemplo de la matriz RACI – VS, citando el proceso de desarrollo de una aplicación de Software y describiendo de forma sencilla las actividades del proceso y los roles responsables. Como lo habíamos explicado, la matriz RACI-VS incluye dos roles más, Verificador y Sign o Aprobador, V se encarga de comprobar si el producto concuerda con los criterios de aceptación establecidos y S aprueba las decisiones de V y autoriza la salida del producto o servicio.
Una nota importante, la S de la matriz RASCI no es la misma de la matriz RACI – VS. Acordémonos cuando dimos el ejemplo de RASCI e indicamos que S es una persona de apoyo o soporte para dicha actividad. En RACI – VS, la S es de Sign o Aprobador/firmante de un producto o servicio que se recibe a satisfacción.
La lista aquí descrita muestra un conjunto de atributos que deben entregar las tecnologías o arquitecturas diseñadas e implementadas para satisfacer necesidades de servicios, La integración de recursos informáticos nos debe permitir la entrega de servicios con calidad. En ocasiones creemos que una herramienta de mesa de ayuda es suficiente para tener el control de los servicios que prestamos, la verdad es que no es suficiente. Reflexionemos un poco sobre la herramienta de gestión de servicios que utilizamos en el mundo real y las expectativas que nos plantea la lista. Por ello, una visión integral de servicio como gestores de servicios de TI que somos. A continuación vamos hacer referencia a algunos elementos de la lista.
La automatización de rutinas por ejemplo cuando programamos nuestra herramienta de gestión de eventos, para que entregue en tiempo real una alarma no solo al personal de monitoreo, sino a todos los involucrados o que se puedan ver afectados por algún cambio de estado de un Elemento de Configuración CI, esto podría ser mediante envío de correo o mensaje de chat etc… El control remoto de recursos TI puede proporcionar ahorro de tiempo y costos al momento de entregar soluciones. Las herramientas de autoayuda hoy por hoy están facilitando al usuario soluciones básicas y por su puesto descongestionando las áreas de TI.
Enfoque de la Automatización
La automatización puede impactar significativamente en el rendimiento de los recursos del servicio, por ejemplo…en la gestión, organización, personas, procesos, conocimiento e información. Con la automatización podemos decir que hay mejora en la utilidad y garantía de los servicios, se puede ofrecer ventajas en otras áreas de negocio (Contabilidad, Producción, Mercadeo etc…) permitiendo aumento de la productividad, reducción de tiempo, costos y minimizando los riesgos a los que se pueden ver expuestos cuando ejecutamos manualmente. La ilustración aquí utilizada nos provee un enfoque práctico de la automatización y nos permite ver cómo podemos dar soporte al negocio mediante los recursos tecnológicos, la capacidad de gestionar los servicios y nos marca una pauta de que y porque automatizar.